Patient Privacy

Joint Notice of Privacy Practices for Medical Information

THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION.  PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

WHO MUST FOLLOW THIS NOTICE?

Oak Valley Hospital District provides you (the patient) with health care by working with doctors and many other health care providers (referred to as we, our or us).  This is a joint notice of our information privacy practices.  The following people or groups will follow this notice:any health care provider who comes to Oak Valley Hospital District to care for you.  These professionals include doctors, nurses, technicians, physician assistants and others.all departments and units of our organization, including skilled nursing, home health, clinics, outpatient services, mobile units, hospice, and emergency department.our employees, contractors, students and volunteers, including regional support offices and affiliates.

OUR PLEDGE TO YOU

We understand that medical information about you is private and personal. We are committed to protecting it. Hospitals, doctors and other staff make a record each time you visit. This notice applies to the records of your care at Oak Valley Hospital District, whether created by hospital staff or your doctor. Your doctor and other health care providers may have different practices or notices about their use and sharing of medical information in their own offices or clinics.   We will gladly explain this notice to you or your family member.

We are required by law to:

keep medical information about you private.

give you this notice describing our legal duties and privacy practices

for medical information about you.follow the terms of the notice that is currently in effect.

HOW WE MAY USE AND SHARE YOUR MEDICAL INFORMATION

This section of our notice tells how we may use medical information about you. In all cases not covered by this notice, we will get a separate written permission from you before we use or share your medical information. You can later cancel your permission by notifying us in writing.

We will protect medical information as much as we can under the law.  Sometimes state law gives more protection to medical information than federal law.  Sometimes federal law gives more protection than state law. In each case, we will apply the laws that protect medical information the most. Catholic Healthcare West is a large health system. We may use or share medical information about you with hospital personnel at any Catholic Healthcare West hospital or facility for treatment, payment and health care operations. Please contact the Facility Privacy Office (at the address below) for a list of all Catholic Healthcare West facilities.

EXAMPLES:

Treatment: We will use and share medical information about you for purposes of treatment. An example is sending medicalinformation about you to your doctor or to a specialist as part of a referral.

Payment: We will use and share medical information about you so we can be paid for treating you.  An example is giving information about you to your health plan or to Medicare.

Health care operations: We will use and share medical information about you for our health care operations.  Examples are using information about you to improve the quality of care we give you, for disease management programs, patient satisfaction surveys, compiling medical information, de-identifying medical information and benchmarking.

Appointment reminders:  We may contact you with appointment reminders.Treatment options and health-related benefits and services:  We may contact you about possible treatment options, health-related benefits or services that you might want.

Fund-raising activities:  We may use limited information to contact you for fundraising.  We may also share such information with our fundraising foundation.

Research:  We may share your medical information for research projects, such as studying the effectiveness of a treatment you received.  We will usually get your written permission to use or share medical information for research.    Under certain circumstances we may share medical information about you without your written permission however these research projects must go through a special process that protects the confidentiality of your medical information.

Facility Directory: Unless you tell us otherwise, we may list your name, location in the hospital, your general condition (good, fair, etc.) and your religious affiliation in our directory.  We will give this information (except your religious affiliation) to anyone who asks about you by name.  Your religious affiliation will be given only to appropriate clergy members.

Public Health: We will report certain medical information for public health purposes.  For example, we are required by law to report births, deaths and certain diseases to the state.  We may also report problems with medicines or medical products to the manufacturer and to the FDA.  We may tell you about recalls of products you are using.

Required by Law: We are sometimes required by law to report certain information.   For example, we must report abuse or neglect.  We also must give information to your employer about  work-related illness, injury or workplace-related medical surveillance.  Another example is that we will share information about tumors with state tumor registries for their research purposes.

Public Safety:  We may, and sometimes have to share medical information about you in order to prevent or lessen a serious threat to the health or safety of a particular person or the general public.

Health Oversight Activities: We may share medical information about you for health oversight activities, audits or inspections.Coroners, Medical Examiners and Funeral Directors: We may share medical information about deceased patients with coroners, medical examiners and funeral directors.

Organ and Tissue Donation: We may share medical information with organizations that handle organ, eye or tissue donation or transplantation.

Military, Veterans, National Security and Other Government Purposes: We may use or share medical information about you for national security purposes. We may share medical information about you with the military for military command purposes when you are a member of the armed forces.

Judicial Proceedings: We may use or share medical information about you in response to court orders or subpoenas only when we have followed procedures required by law.

Law Enforcement California:  We may share medical information about you with police (or other law enforcement personnel) without your written permission:
If the police bring you to the hospital and ask us to test your blood for alcohol or substance abuse
If the police present a valid search warrant
If the police present a valid court order
To report abuse, neglect, or assaults as required or permitted by law
To report certain threats to third parties
If you are in police custody or are an inmate of a correctional institution and the information is necessary to provide you with health care, to protect your health and safety, the health and safety of others or for the safety and security of the correctional institution.

Family Members and Others Involved in Your Care: Unless you tell us otherwise, we may share medical information about you with friends, family members, or others you have named who help with your care.  We may use or share medical information about you with disaster organizations so that your family can be notified of your location and condition in case of disaster or other emergency.

YOUR RIGHTS REGARDING MEDICAL INFORMATION

Requesting Information about You: In most cases, when you ask in writing, you can look at or get a copy of medical information about you.   We will give you a form to fill out to make the request.  You can look at medical information about you for free. If you request copies of the information we may charge a fee for the cost of copying, mailing or other related supplies.  If we say no to your request to look at the information or get a copy of it, you may ask us in writing for a review of that decision.

Correcting Information about You: If you believe that information about you is wrong or missing, you can ask us in writing to correct the records.   We will give you a form to fill out to make the request.  We may say no to your request to correct a record if the information was not created or kept by us or if we determine the record is complete and correct.  If we say no to your request, you can ask us in writing to review that denial.

Obtaining a List of Certain Disclosures of Information: You can ask in writing for a listing of every time we have shared medical information about you, other than for treatment, payment, health care operations or where you have given us written permission for the sharing.  Your request must state the time period for the listing, which must be less than 6 years starting after April 14, 2003.  The first request in a 12-month period is free.  We will charge you for any additional requests for our cost of producing the list.  We will give you an estimate of the cost when you request the additional list.

Restricting How We Use or Share Information about You:  You can ask that medical information be given to you in a confidential manner.  You must tell us in writing of the exact way or place for us to communicate

with you.You also can ask in writing that we limit our use or sharing of medical information about you.  For example, you can ask that we use or share medical information about you only with persons involved in your care.  We will consider your request but we may not be able to agree to it.  We are not legally required to agree to your request.  We will tell you of our decision on your request.

All written requests or requests for review of denials should be given to our Facility Privacy Office listed at the end of this notice.

CHANGES TO THIS NOTICE

We may change our privacy practices from time to time.  Changes will apply to current medical information, as well as new information after the change occurs.  If we make an important change, we will change our notice.  We will also post the new notice in our facilities and on our Web site at: www.chwHEALTH.org/privacy.  You can ask in writing for a copy of this notice at any time by contacting the Facility Privacy Office.   If our notice has changed, we will give you a copy of the notice the next time you register for treatment.

DO YOU HAVE CONCERNS OR COMPLAINTS?

If you think your privacy rights may have been violated, you may contact our Facility Privacy Office (listed below).  You may also contact our Chief Privacy and Data Security Administrator at (415) 438-5565.  Finally, you may send a written complaint to the U.S. Department of Health and Human Services, Office of Civil Rights.  Our Facility Privacy Office can provide you the address.  We will not take any action against you for filing a complaint.

Oak Valley Hospital District
Facility Privacy Office
350 South Oak Avenue
Oakdale, CA  95361
(209) 848-5315
(209) 847-2675
www.chwHEALTH.org/privacy

Oak Valley Hospital District General Information: 
Version effective: October 2004

 

Aviso conjunto de prácticas de privacidad sobre información médica para establecimientos de los estados de California

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO PUEDE UTILIZARSE Y DIVULGARSE SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO USTED PUEDE OBTENER ACCESO ELLA.  POR FAVOR LÉALO CON ATENCIÓN.

¿QUIÉNES DEBEN ACATAR ESTE AVISO?

Oak Valley Hospital District le brinda a usted (el paciente) atención de salud a través de los médicos y muchos otros proveedores de servicios de salud (a los cuales se hace referencia como nosotros o nuestro).  Éste es un aviso conjunto sobre nuestras prácticas de privacidad de la información.  Las siguientes personas o grupos deben acatar este aviso:

Cualquier proveedor de servicios de salud que venga a <Hospital name>  a atenderlo.  Dichos profesionales incluyen médicos, enfermeras, técnicos y asistentes médicos, entre otros.

Todos los departamentos y unidades de nuestra organización, que incluyen enfermería especializada, servicios de atención domiciliaria, clínicas y servicios ambulatorios, unidades móviles, centros de cuidados paliativos y el Departamento de Urgencias.

Nuestros empleados, contratistas, estudiantes y voluntarios, incluidas las oficinas de apoyo regional y las empresas afiliadas.

NUESTRO COMPROMISO HACIA USTED

Entendemos que su información médica es privada y personal, y estamos comprometidos a protegerla.  Los hospitales, los médicos y otro tipo de personal crean un registro cada vez que realiza una visita.   Este aviso se aplica a los registros de atención en Oak Valley Hospital District, ya sea si fueron creados por el personal del hospital o por su médico.   Su médico y otros proveedores de servicios de salud pueden tener diferentes prácticas o avisos con respecto a usar y compartir la información médica en sus propias consultas o clínicas.  Con gusto le explicaremos este aviso a usted y a su familia.

La ley nos exige:
resguardar la privacidad de su información médica;
entregarle este aviso que describe nuestros deberes legales y prácticas de privacidad con respecto a su información médica;
respetar los términos del aviso que está en vigencia.

CÓMO PODEMOS USAR Y COMPARTIR SU INFORMACIÓN MÉDICA

Esta sección de nuestro aviso indica la manera en que podemos usar su información médica. En cada uno de los casos que este aviso no cubra, obtendremos su permiso por escrito antes de que usemos o compartamos su información médica.  Más adelante usted puede cancelar su permiso notificándonos por escrito.Protegeremos su información médica tanto como lo permita ley.  A veces la ley estatal proporciona mayor protección a la información médica que la federal.  Y a veces, ocurre lo contrario.    En cada caso, aplicaremos la ley que mejor proteja su información médica.Catholic Healthcare West es un sistema de salud extenso.  Podemos usar o compartir su información médica con el personal hospitalario de cualquier hospital o establecimiento de Catholic Healthcare West para fines de tratamiento, pago y operaciones de atención de salud. Comuníquese con el funcionario de privacidad del establecimiento (la dirección se encuentra más abajo) para obtener una lista de todos los establecimientos de Catholic Healthcare West.

EJEMPLOS:

Tratamiento: Usaremos y compartiremos su información médica para fines de tratamiento.  Un ejemplo es cuando se envía información médica sobre usted a su médico o a un especialista al derivarlo.

Pago: Usaremos y compartiremos su información médica de manera que podamos recibir el pago por atenderlo.  Un ejemplo es cuando se entrega información sobre usted a su plan de salud o Medicare.

Operaciones de atención de salud: Usaremos y compartiremos su información médica para nuestras operaciones de atención de salud.  Algunos ejemplos incluyen cuando se usa información sobre usted para mejorar la calidad de la atención que le brindamos, para programas de control de enfermedades, para encuestas de satisfacción del paciente, para reunir información médica, para eliminar cualquier identificación en la información médica y para la evaluación comparativa .

Recordatorios de citas:  Podemos comunicarnos con usted para recordarle sus citas.

Opciones de tratamiento, beneficios y servicios relacionados con la salud:  Podemos comunicarnos con usted para informarle sobre opciones de tratamiento posible, servicios o beneficios relacionados con la salud que podría desear.Actividades de recaudación de fondos.  Podemos usar información limitada para comunicarnos con usted con el fin de recaudar fondos.  También podemos compartir dicha información con nuestra fundación de recaudación de fondos.

Investigación:  Podemos compartir su información médica para proyectos de investigación como, por ejemplo, el estudio de la efectividad del tratamiento que recibió.  Generalmente le pediremos su permiso por escrito para usar o compartir su información médica para fines de investigación.    En ciertas circunstancias, podemos compartir su información médica sin su permiso por escrito; sin embargo, dichos proyectos de investigación deben pasar por un proceso especial que protege la confidencialidad de su información médica.

Directorio del establecimiento: A menos que nos diga lo contrario, podemos incluir su nombre, ubicación en el hospital, estado de salud general (bueno, regular, etc.) y su religión en nuestro directorio.  Le entregaremos dicha información (excepto su religión) a cualquier persona que pregunte por usted por su nombre.  La información de su religión se la entregaremos sólo a los miembros del clero respectivo.

Salud pública: Podemos dar a conocer cierta información médica para fines de salud pública.  Por ejemplo, la ley nos exige informar al estado sobre nacimientos, defunciones y ciertas enfermedades.  También podemos informar de ciertos problemas con medicamentos o productos médicos al fabricante o a la FDA.  Podemos informarle a usted sobre el retiro de productos que esté usando.

Según lo exige la ley: A veces, la ley nos exige que demos a conocer cierta información.    Por ejemplo, debemos informar sobre abusos o negligencias.  También debemos entregar información a su empleador sobre enfermedades, lesiones relacionadas con el trabajo o sobre supervisión médica en el lugar de trabajo.  Otro ejemplo es que compartiremos información sobre tumores con el registro de tumores estatal para sus propósitos de investigación.

Seguridad pública:  Podemos, y a veces estamos obligados a compartir su información médica para prevenir o reducir una amenaza grave para la salud o la seguridad de una persona en particular o del público en general.

Actividades de supervisión médica: Podemos compartir su información médica para actividades de supervisión, auditorías o inspecciones de salud.Jueces de instrucción, médicos forenses y directores de funerarias: Podemos compartir información médica sobre pacientes fallecidos con los jueces de instrucción, médicos forenses y directores de funerarias.

Donación de órganos y tejidos: Podemos compartir información médica con organizaciones que manejan la donación o trasplante de órganos, córnea o tejidos.

Militares, veteranos, seguridad nacional y otros propósitos de gobierno: Podemos usar o compartir su información médica para fines de seguridad nacional. Podemos compartir su información médica con el ejército para propósitos de mando militar cuando usted sea miembro de las fuerzas armadas.

Procedimientos judiciales: Podemos usar o compartir su información médica en respuesta a órdenes judiciales o citaciones sólo cuando hayamos seguido los procedimientos exigidos por la ley.

Cumplimiento de la ley:  Podemos compartir su información médica con la policía (u otras autoridades) sin su permiso por escrito:
• Si la policía lo lleva al hospital y pide que se le realice un examen de sangre para detectar abuso de alcohol o sustancias adictivas.
• Si la policía presenta una orden de registro válida.
• Si la policía presenta una orden de un tribunal válida.
• Para denunciar abuso, negligencia o agresión según lo exige o permite la ley.
• Para denunciar ciertas amenazas a terceros.
• Si está bajo custodia policial o es recluso de una institución correccional y la información es necesaria para proporcionarle atención de salud; para proteger su salud y seguridad, la salud y seguridad de otros o la seguridad de la institución correccional.

Familiares y otras personas que participan en su atención: A menos que nos indique lo contrario, podemos compartir su información médica con amigos, familiares u otros que usted haya indicado como personas que ayudan en su atención.  Podemos usar o compartir su información médica con organizaciones de manera que se le pueda avisar a su familia sobre su ubicación y estado de salud en caso de desastre u otra emergencia.

SUS DERECHOS CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN MÉDICA

Solicitar su información:
En la mayoría de los casos, cuando usted lo solicita por escrito, puede leer u obtener una copia de su información médica.   Le entregaremos un formulario para que lo llene a fin de presentar su solicitud.  Usted puede leer su información médica sin costo. Si solicita copias de la información le podemos cobrar por la copia, por los gastos de envío o por otros suministros relacionados.  Si rechazamos su solicitud de leer la información u obtener una copia de ella, puede pedirnos por escrito que reconsideremos dicha decisión.

Corregir su información:
Si cree que su información está incorrecta o que falta información, nos puede pedir por escrito que corrijamos los registros.   Le entregaremos un formulario para que lo llene para presentar su solicitud.  Podemos rechazar su solicitud de corregir un registro si la información no la creamos nosotros, no la tenemos en nuestro poder o determinamos que el registro está completo y correcto.  Si ello sucede, puede pedirnos por escrito que reconsideremos las razones del rechazo.

Obtener una lista de ciertas divulgaciones de información: Usted puede pedir por escrito una lista de todas las veces que hemos compartido su información médica por razones diferentes a tratamiento, pago, operaciones de atención de salud o cuando nos ha dado permiso por escrito para hacerlo.  Su solicitud debe indicar el período de tiempo de la lista, que debe ser menor a 6 años comenzando después del 14 de abril de 2003. La primera solicitud en un período de 12 meses no tiene costo.  Le cobraremos por cualquier solicitud adicional por el costo de preparar la lista.  Le entregaremos un estimado del costo cuando solicite la lista adicional.

Restringir la manera en que usamos o compartimos su información:  Usted puede pedir que la información médica se le entregue de manera confidencial.  Nos debe decir por escrito la manera o lugar exactos en que podemos comunicarnos con usted.También nos puede pedir por escrito que restrinjamos el uso o divulgación de su información médica.  Por ejemplo, nos puede pedir que usemos o compartamos su información médica sólo con las personas que participan en su atención.   Consideraremos su solicitud, pero es posible que no estemos de acuerdo con ella.  No estamos obligados egalmente a acceder a su solicitud.  Le informaremos sobre nuestra decisión con respecto a su solicitud.Todas las solicitudes por escrito o las solicitudes de reconsiderar los rechazos se deben entregar a nuestro funcionario de privacidad mencionado al final de este aviso.

CAMBIOS A ESTE AVISO

De vez en cuando, podemos modificar nuestras prácticas de privacidad.  Los cambios se aplicarán a la información médica actual, así como también a la nueva información después de que ocurra el cambio.  Si realizamos un cambio importante, cambiaremos nuestro aviso.  También publicaremos el nuevo aviso en nuestros establecimientos y en nuestro sitio Web: www.chwHEALTH.org/privacy. Usted puede pedir por escrito una copia de este aviso en cualquier momento, comunicándose con el funcionario de privacidad del establecimiento.
 

Si nuestro aviso ha cambiado, le entregaremos una copia la próxima vez que se registre para tratamiento.

¿TIENE DUDAS O RECLAMOS?

Si cree que hemos infringido sus derechos de privacidad, puede comunicarse con nuestro funcionario de privacidad (que se indica a continuación).  También puede comunicarse con nuestro administrador jefe de seguridad de datos y privacidad al (415) 438-5565. Finalmente, puede enviar una queja por escrito a la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos.  Nuestro funcionario de privacidad puede entregarle la dirección.  No tomaremos ninguna medida en su contra por presentar un reclamo.

Oak Valley Hospital District
Facility Privacy Office
350 South Oak Avenue
Oakdale, CA  95361
209-848-5315
209-847-2675
www.chwHEALTH.org/privacy

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Version effective: October 2004